一、计划申报
(1)根据校(院)工作需要当年年底前拟定第二年因公出国(境)团组计划、赴台参访团组计划、专业技术人员出国(境)培训计划。
(2)确定出国(境)团组出访、赴台参访团组参访、专业技术人员出国(境)培训主题,明确出访任务,确定出访计划。
(3)预算第二年因公出国(境)团组经费、赴台参访团组经费、专业技术人员出国(境)培训经费,报校(院)计划财务处,由计划财务处报省财政厅审批。
(4)当年年底前将因公出国(境)团组计划上报省政府外事办公室(以下简称省外办);赴台参访团组计划上报省台办;专业技术人员出国(境)培训计划上报省科技厅外专局。
以上各项,待相应部门批复同意,第二年组织实施。
二、准备阶段
(5)出访、参访、培训前6个月,根据团组计划项目,确定出访人员名单。
(6)出访国家、出访主题、出访人员名单由校(院)委会审议通过。
(7)向各团组相关机构发送邀请确认函,待收到邀请函后,确定团组成行。
(8)在校园网公示获邀单位、出访主题、出访人员、出访时间等。
(9)参团人员中的省管干部由校(院)向省委分管领导请假,获批后,在省委组织部干部监督处报备。
(10)个人被邀请因公出国(境)学习、培训、学术交流的,均按照(6)、(8)、(9)条及以下程序办理。
三、申办批件
(11)公示结束并在获得正式邀请函后,收集与整理每位团员因公出访资料。填写并审核《因公出国或赴港澳任务申请表》、《因公临时出国人员备案表》等。
(12)上报省外办《出访任务请示》、《因公出国或赴港澳任务申请表》、《因公临时出国人员备案表》及邀请函和中文翻译件。
(13)省外办报分管省级领导签署意见同意后,下达任务批件。
四、申办护照或因公赴港澳通行证
(14)审查原护照或通行证是否过期。若已过期,需要重新申办新的护照或通行证。
(15)拍摄护照及签证照片8张,身份证复印5份。
(16)打印护照申请卡,交本人核对、签名。
(17)在省政府外事办公室办事大厅申办因公护照。
五、申办签证(签注)
(18)办理签证(签注),出访美国需面签。
六、落实费用,行前教育
(19)出访前10天,财务处开支票、机票付款。
(20)对团组召开行前准备会及行前教育。
七、回国(境)及总结
(21)回国(境)一周内上交因公护照(或因公往来港澳通行证)。
(22)回国(境)三周内,出访、参访团组和个人出访者提交出访报告及图文资料。
(23)交流合作处在出访、参访团组回国(境)一个月内,将出访、参访报告报送省外办、省台办。
(24)完成各项费用报销工作。
(25)对交流合作项目实施效果进行评估、总结。